Hướng Dẫn Tra Cứu Thông Tin Tờ Khai Hải Quan Điện Tử Nhanh Nhất

Để tra cứu thông tin tờ khai hải quan nhanh nhất, doanh nghiệp có thể truy cập trực tiếp Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan (customs.gov.vn) hoặc kiểm tra ngay trên phần mềm khai báo điện tử VNACCS/VCIS. Trên cổng trực tuyến, bạn chỉ cần nhập số tờ khai 12 chữ số, mã số thuế doanh nghiệp và số CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật để kiểm tra kết quả phân luồng, số thuế phải nộp và tiến độ thông quan. Thao tác tra cứu chính xác giúp doanh nghiệp chủ động điều phối xe và kế hoạch lấy hàng tại cảng, sân bay.

Những điểm chính

• Cổng thông tin Tổng cục Hải quan cập nhật dữ liệu tra cứu tờ khai tự động theo chu kỳ mỗi 15 phút, cho phép chủ hàng theo dõi tiến độ mà không cần cắm chữ ký số (USB Token).
• Khi tra cứu trên cổng trực tuyến, hệ thống bắt buộc xác thực bằng số định danh cá nhân (CCCD, CMND hoặc hộ chiếu) của đúng người đại diện pháp luật đứng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không dùng số cá nhân của nhân viên truyền tờ khai.
• Tờ khai phân vào luồng xanh (Mã 1) được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng chỉ hoàn tất thông quan sau khi hệ thống ghi nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
• Để kéo hàng nguyên container (FCL) hoặc lấy hàng lẻ (LCL) ra khỏi cảng, ngoài trạng thái đã thông quan, doanh nghiệp phải in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng và hoàn tất xác nhận qua khu vực giám sát hải quan.
• Phần mềm khai báo VNACCS/VCIS (như ECUS5-VNACCS) trả kết quả phản hồi phân luồng gần như tức thì thông qua tài khoản khai báo và chữ ký số mà không cần nhập mã xác thực CAPTCHA.

Cần chuẩn bị những thông tin gì để tra cứu tờ khai hải quan?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị chính xác ba thông số định danh bắt buộc gồm số tờ khai hải quan 12 chữ số, mã số thuế doanh nghiệp và số giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật. Hệ thống dữ liệu của Tổng cục Hải quan thiết lập cơ chế đối chiếu chéo ba trường thông tin này nhằm bảo mật bí mật thương mại của chủ hàng, ngăn chặn việc bên thứ ba không được ủy quyền tự ý truy cập dữ liệu lô hàng xuất nhập khẩu.

Trước khi mở trình duyệt tra cứu, bộ phận chứng từ hoặc nhân viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra kỹ các thông tin sau:

1. Số tờ khai hải quan (12 chữ số)

Số tờ khai hải quan là dãy số định danh duy nhất gồm đúng 12 chữ số do hệ thống VNACCS/VCIS (Hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia của Hải quan Việt Nam) tự động cấp ngay sau khi doanh nghiệp truyền tờ khai chính thức (nghiệp vụ IDC hoặc EDA/EDC). Bạn có thể tìm thấy dãy số này ở góc trên cùng bên trái của bản in tờ khai hải quan điện tử.

Cấu trúc của 12 chữ số này mang ý nghĩa phân loại nghiệp vụ rõ ràng:
* Chữ số đầu tiên nhận diện loại hình xuất nhập khẩu: Số 1 đại diện cho tờ khai nhập khẩu, số 3 đại diện cho tờ khai xuất khẩu, và số 5 dùng cho tờ khai vận chuyển độc lập (chuyển cảng, quá cảnh).
* Các chữ số tiếp theo là số thứ tự tự động tăng dần trên hệ thống máy chủ của Tổng cục Hải quan.
* Chữ số cuối cùng (thường là số 0, hoặc tăng lên 1, 2, 3…) thể hiện số lần phân nhánh hoặc sửa đổi của tờ khai. Khi một tờ khai có nhiều hơn 50 dòng hàng hoặc có nhiều hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) đi kèm phải tách nhánh, bạn cần nhập đúng số tờ khai của nhánh cần kiểm tra.

2. Mã số thuế của doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Bạn cần nhập chính xác Mã doanh nghiệp (Mã số thuế – MST) gồm 10 chữ số (đối với công ty độc lập) hoặc 13 chữ số (đối với chi nhánh trực thuộc đứng tên trực tiếp trên tờ khai, lưu ý nhập liền không có dấu gạch ngang - nếu giao diện cổng tra cứu không cho phép ký tự đặc biệt). Mã số thuế này phải trùng khớp hoàn toàn với mục “Mã người nhập khẩu” hoặc “Mã người xuất khẩu” đã khai báo trên hệ thống VNACCS.

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê đại lý làm thủ tục hải quan hoặc công ty giao nhận (Freight Forwarder) đứng tên khai hộ trên phần mềm, mã số thuế dùng để tra cứu vẫn là mã số thuế của chủ hàng đứng tên trên tờ khai, không phải mã số thuế của đơn vị dịch vụ vận chuyển.

3. Số CMND, CCCD hoặc Hộ chiếu của người đại diện pháp luật

Đây là thông số quan trọng nhất và cũng là nguyên nhân hàng đầu khiến người dùng không lấy được dữ liệu. Trường thông tin “Số chứng minh thư” trên giao diện cổng hải quan yêu cầu nhập số Căn cước công dân (CCCD 12 số), Chứng minh nhân dân (CMND 9 số cũ) hoặc Số hộ chiếu (đối với người đại diện là người nước ngoài) của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Hệ thống của Tổng cục Hải quan liên thông trực tiếp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư) và hệ thống quản lý thuế. Do đó, số giấy tờ tùy thân bạn nhập vào phải khớp tuyệt đối với số giấy tờ đang lưu trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) hiện hành:
* Nếu doanh nghiệp vừa chuyển đổi từ CMND 9 số sang CCCD 12 số gắn chip cho Giám đốc nhưng chưa làm thủ tục cập nhật thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, hệ thống hải quan vẫn đối chiếu theo số CMND 9 số cũ hoặc số hộ chiếu cũ đã đăng ký.
* Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) có Tổng giám đốc là người nước ngoài, bạn cần kiểm tra chính xác số hộ chiếu (bao gồm cả chữ cái và chữ số, viết liền không dấu cách) đúng như bản khai đăng ký thuế ban đầu.
* Tuyệt đối không nhập số CCCD của nhân viên xuất nhập khẩu, kế toán hay nhân viên hiện trường (chạy lệnh tại cảng), vì hệ thống sẽ lập tức từ chối truy xuất dữ liệu.

4. Mã bảo mật (CAPTCHA) và kết nối mạng ổn định

Cuối cùng, bạn cần nhập chính xác chuỗi ký tự Mã bảo mật (CAPTCHA) hiển thị trực tiếp trên màn hình tra cứu tại thời điểm truy cập. Mã này dùng để ngăn chặn các công cụ quét dữ liệu tự động làm quá tải máy chủ hải quan.

Việc chuẩn bị đồng bộ các thông tin trên cùng với bộ chứng từ lô hàng — bao gồm Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) hoặc Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và thông tin phân loại mã HS (HS Code) — giúp bộ phận logistics kiểm soát chặt chẽ tiến độ tờ khai. Để hạn chế tối đa sai sót dữ liệu ngay từ bước lên tờ khai nháp, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phối hợp cùng đơn vị cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan chuyên nghiệp nhằm đảm bảo tính nhất quán giữa hồ sơ pháp lý và dữ liệu truyền lên hệ thống VNACCS.

Các bước tra cứu thông tin tờ khai hải quan trên cổng Hải quan thực hiện thế nào?

Để tra cứu thông tin tờ khai hải quan, bạn truy cập chuyên trang dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ customs.gov.vn, chọn mục tra cứu tờ khai, điền đầy đủ dữ liệu xác thực và nhấn lấy dữ liệu để kiểm tra bảng trạng thái phản hồi. Ngoài cổng web công cộng, doanh nghiệp có thể kiểm tra trực tiếp trên phần mềm khai báo điện tử VNACCS/VCIS hoặc Cổng thông tin một cửa quốc gia tùy theo nhu cầu theo dõi hồ sơ.

Dưới đây là quy trình thao tác chi tiết từng bước giúp bộ phận xuất nhập khẩu tra cứu tờ khai hải quan và tra cứu tờ khai thông quan nhanh chóng, chính xác.

Phương pháp 1: Tra cứu trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan (Không cần chữ ký số)

Phương pháp này phù hợp cho chủ hàng, bộ phận mua hàng (Purchasing), kế toán thuế hoặc nhân viên điều vận hiện trường muốn kiểm tra nhanh trạng thái tờ khai trên máy tính hoặc điện thoại mà không cần cài đặt phần mềm chuyên dụng hay cắm USB Token chữ ký số.

• Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan
  Bạn mở trình duyệt web và truy cập vào trang chủ chính thức của Tổng cục Hải quan Việt Nam tại địa chỉ https://www.customs.gov.vn. Tại thanh điều hướng trên trang chủ, bạn tìm đến mục Dịch vụ công trực tuyến hoặc kéo xuống khu vực tiện ích Tra cứu trực tuyến và chọn chức năng Tra cứu thông tin tờ khai hải quan.
• Bước 2: Nhập các thông số xác thực bắt buộc
  Tại giao diện màn hình tra cứu thông tin tờ khai, bạn tiến hành điền chính xác 4 trường dữ liệu vào các ô tương ứng:
• Số tờ khai: Nhập đủ 12 chữ số của tờ khai cần kiểm tra (không để khoảng trắng ở đầu hoặc cuối dãy số).
• Mã doanh nghiệp: Nhập mã số thuế 10 số hoặc 13 số của công ty đứng tên trên tờ khai.
• Số chứng minh thư: Nhập chính xác số CCCD, CMND hoặc Hộ chiếu của người đại diện pháp luật.
• Mã bảo mật: Nhập đúng các ký tự chữ và số hiển thị trong ô hình ảnh bên cạnh (nếu hình ảnh mờ khó nhìn, bạn có thể nhấn biểu tượng làm mới bên cạnh để lấy mã CAPTCHA khác).
• Bước 3: Nhấn “Lấy dữ liệu” và đọc kết quả phân luồng, thuế
  Sau khi kiểm tra kỹ các con số, bạn nhấn vào nút Lấy dữ liệu. Hệ thống sẽ truy xuất cơ sở dữ liệu tập trung và hiển thị bảng thông tin chi tiết của tờ khai ở phía dưới màn hình, bao gồm:
• Chi cục Hải quan xử lý: Tên và mã chi cục hải quan nơi doanh nghiệp mở tờ khai (ví dụ: Chi cục Hải quan Cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực 1 – Cát Lái, Chi cục Hải quan Cửa khẩu Cảng Hải Phòng Khu vực 2, hoặc Chi cục Hải quan Chuyển phát nhanh…).
• Trạng thái tờ khai & Kết quả phân luồng: Hiển thị rõ tờ khai đang ở trạng thái phân luồng nào (Luồng xanh, Luồng vàng hay Luồng đỏ).
• Thông tin công chức hải quan (nếu có): Đối với tờ khai luồng vàng hoặc luồng đỏ, hệ thống có thể hiển thị thông tin phân công Công chức kiểm tra hồ sơ và Công chức kiểm hóa (kiểm tra thực tế hàng hóa) để doanh nghiệp chủ động liên hệ phối hợp xử lý.
• Số thuế phải nộp: Tổng số tiền thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường (nếu có) mà hệ thống tính toán dựa trên trị giá hải quan và mã HS đã khai.
• Bước 4: Kiểm tra trạng thái cấp phép thông quan và giám sát cổng cảng
  Bạn quan sát hai dòng trạng thái quan trọng nhất ở cuối bảng kết quả để quyết định điều xe đi lấy hàng:
• Trạng thái cấp phép thông quan: Hiển thị ngày, giờ, phút cụ thể hệ thống chính thức cấp phép Thông quan (hoặc Giải phóng hàng / Đưa hàng về bảo quản).
• Thời điểm hàng qua khu vực giám sát: Khi hàng hóa thực tế đã được hải quan giám sát tại cảng/kho xác nhận đủ điều kiện đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan, hệ thống sẽ cập nhật mốc thời gian tại mục này.

Phương pháp 2: Tra cứu trực tiếp trên phần mềm khai báo hải quan VNACCS/VCIS (Có chữ ký số)

Đối với nhân viên khai báo hải quan trực tiếp vận hành phần mềm đầu cuối (như phần mềm ECUS5-VNACCS của Thái Sơn hoặc FPT.VNACCS), việc kiểm tra kết quả ngay trên phần mềm mang lại tốc độ phản hồi thời gian thực (real-time) ngay sau khi truyền dữ liệu:

1. Bạn cắm thiết bị chữ ký số (USB Token) của doanh nghiệp vào máy tính và đăng nhập vào phần mềm khai báo đã kết nối tài khoản VNACCS (bao gồm User ID, Terminal ID và khóa truy cập Terminal Access Key).
2. Mở mục Danh sách tờ khai nhập khẩu / xuất khẩu, tìm và nhấp đúp vào tờ khai vừa truyền chính thức.
3. Chuyển sang tab Kết quả xử lý tờ khai và nhấn nút Lấy phản hồi từ Hải quan (hoặc chọn chức năng Lấy kết quả phân luồng, thông quan).
4. Hệ thống EDI của VNACCS sẽ trả về ngay lập tức các bản tin điện tử (thông điệp phản hồi từ cơ quan hải quan) bao gồm: Bản tin phân luồng (Mã 1, 2 hoặc 3), thông báo tiền thuế phải nộp, và cuối cùng là quyết định thông quan tờ khai để bạn kết xuất ra file PDF hoặc Excel lưu trữ.

Phương pháp 3: Kiểm tra hồ sơ kiểm tra chuyên ngành trên Cổng thông tin một cửa quốc gia

Nếu lô hàng của bạn thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng nhà nước, kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật hoặc kiểm tra an toàn thực phẩm, tờ khai hải quan chỉ được thông quan sau khi cơ quan quản lý chuyên ngành (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Khoa học và Công nghệ…) trả kết quả đạt yêu cầu.

Trong trường hợp này, bên cạnh việc tra cứu trên customs.gov.vn, bạn cần đăng nhập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia tại địa chỉ https://vnsw.gov.vn để theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ chuyên ngành đã đồng bộ sang hệ thống của Tổng cục Hải quan hay chưa.

Bảng so sánh 3 kênh tra cứu thông tin tờ khai hải quan hiện nay

Để giúp doanh nghiệp lựa chọn công cụ tra cứu phù hợp với từng vị trí công việc, bảng dưới đây tổng hợp các tiêu chí kỹ thuật của 3 phương thức phổ biến nhất:

Việc kết hợp linh hoạt giữa phần mềm khai báo và cổng tra cứu trực tuyến giúp doanh nghiệp nắm bắt tình trạng lô hàng mọi lúc, mọi nơi. Nếu doanh nghiệp của bạn không có bộ phận khai báo chuyên trách tại từng chi cục cửa khẩu, việc sử dụng dịch vụ thông quan hải quan trọn gói sẽ giúp bạn được theo dõi trạng thái tờ khai liên tục, xử lý kịp thời các yêu cầu bổ sung hồ sơ từ công chức hải quan và tránh phát sinh phí lưu container tại bãi (Demurrage/Detention – DEM/DET).

Luồng xanh hải quan là gì và cần làm gì tiếp theo sau khi phân luồng?

Luồng xanh hải quan là kết quả phân luồng Mã 1 trên hệ thống VNACCS/VCIS, cho phép doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi tờ khai đạt luồng xanh, quy trình tiếp theo bạn cần thực hiện là hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế để hệ thống chuyển sang trạng thái thông quan, sau đó in bảng kê mã vạch và hoàn tất thủ tục tại cảng để nhận hàng.

Cơ chế phân luồng hải quan (Selectivity) được quy định tại Luật Hải quan số 54/2014/QH13 và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính). Hệ thống quản lý rủi ro của Tổng cục Hải quan tự động đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, lịch sử xuất nhập khẩu, tính chất mặt hàng (mã HS), xuất xứ hàng hóa và tuyến đường vận chuyển để quyết định phân tờ khai vào một trong ba luồng: Luồng xanh, Luồng vàng hoặc Luồng đỏ.

Ý nghĩa chi tiết của 3 kết quả phân luồng trên hệ thống VNACCS

Khi bạn tra cứu thông tin tờ khai hải quan và nhận được kết quả phân luồng, mỗi màu sắc (hoặc mã số tương ứng trên tờ khai) quy định một quy trình nghiệp vụ khác nhau mà doanh nghiệp phải tuân thủ:

1. Luồng xanh (Mã phân luồng: 1):
   Lô hàng được đánh giá có mức độ rủi ro thấp và doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt. Hệ thống miễn kiểm tra chi tiết chứng từ và miễn mở container kiểm tra hàng hóa thực tế. Ngay sau khi hệ thống của Kho bạc Nhà nước / Ngân hàng thương mại phối hợp thu và truyền dữ liệu xác nhận doanh nghiệp đã nộp đủ tiền thuế (hoặc lô hàng thuộc diện miễn thuế, không chịu thuế, hoặc có bảo lãnh thuế hợp lệ), hệ thống VNACCS sẽ tự động cấp phép Thông quan.
2. Luồng vàng (Mã phân luồng: 2):
   Cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan, nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp phải kiểm tra lại toàn bộ chứng từ điện tử đã đính kèm lên hệ thống thông qua nghiệp vụ HYS/V5 (gồm Hóa đơn thương mại, Vận đơn, C/O, Giấy phép chuyên ngành…). Công chức hải quan được phân công sẽ đối chiếu tính hợp lệ, mã HS, trị giá khai báo và thuế suất trên hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác, công chức sẽ bấm duyệt thông quan trên hệ thống; nếu có nghi vấn, hải quan sẽ yêu cầu giải trình, khai bổ sung hoặc đề xuất chuyển sang luồng đỏ để kiểm tra hàng thực tế.
3. Luồng đỏ (Mã phân luồng: 3):
   Cơ quan hải quan thực hiện cả hai bước: kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi là kiểm hóa). Tùy theo mức độ rủi ro và trang thiết bị tại cửa khẩu, việc kiểm tra thực tế có thể được thực hiện qua máy soi container hiện đại hoặc mở container kiểm tra thủ công bởi công chức kiểm hóa (theo tỷ lệ 5%, 10% hoặc kiểm tra toàn bộ 100% lô hàng). Trên tờ khai VNACCS, mã luồng đỏ còn được chi tiết hóa theo địa điểm kiểm tra (ví dụ: mã 3C kiểm tra tại cửa khẩu cảng/sân bay, mã 3D kiểm tra tại địa điểm kiểm tra tập trung).

Quy trình 4 bước cần làm ngay sau khi tờ khai đạt Luồng xanh

Một sai lầm rất phổ biến của các doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu là cho rằng khi tra cứu thấy tờ khai báo “Luồng xanh” thì có thể lập tức điều xe đầu kéo vào cảng lấy hàng ngay. Thực tế, để đưa được container hoặc kiện hàng lẻ ra khỏi cổng cảng (Gate-out), bạn bắt buộc phải hoàn tất 4 bước nghiệp vụ sau:

• Bước 1: Nộp thuế xuất nhập khẩu và kiểm tra trạng thái “Thông quan”
  Đối với tờ khai có phát sinh thuế (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế chống bán phá giá…), doanh nghiệp cần thực hiện nộp thuế điện tử thông qua cổng thanh toán điện tử 24/7 của Hải quan liên kết với ngân hàng thương mại. Sau khi nộp tiền, bạn cần tra cứu tờ khai thông quan lại một lần nữa để chắc chắn trạng thái tờ khai đã chuyển từ “Phân luồng xanh” sang “Đã cấp phép thông quan”.
• Bước 2: In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng
  Sau khi tờ khai được thông quan trên hệ thống, bạn truy cập chức năng In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng trên cổng thông tin Tổng cục Hải quan (customs.gov.vn) hoặc kết xuất trực tiếp từ phần mềm khai báo. Bảng kê mã vạch này chứa mã QR/Barcode định danh tờ khai và danh sách số container (đối với hàng FCL) hoặc số kiện hàng (đối với hàng LCL, hàng không).
• Bước 3: Hoàn tất thủ tục thương vụ cảng, lấy Lệnh giao hàng (D/O hoặc e-DO) và nộp phí hạ tầng
  Song song với thủ tục hải quan, bộ phận giao nhận phải thanh toán đầy đủ cước vận chuyển và các phụ phí địa phương (Local Charges) cho hãng tàu hoặc công ty Forwarder để nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) hoặc mã Lệnh giao hàng điện tử (e-DO).
  Đồng thời, đối với hàng hóa xuất nhập khẩu qua các cảng biển tại TP. Hồ Chí Minh hoặc Hải Phòng, doanh nghiệp bắt buộc phải khai báo và nộp Phí sử dụng công trình kết cấu hạ tầng, công trình dịch vụ, tiện ích công cộng trong khu vực cửa khẩu cảng biển (thường gọi tắt là phí hạ tầng cảng biển). Nếu chưa nộp phí hạ tầng, hệ thống cổng cảng điện tử (như ePort của Tân Cảng Sài Gòn hoặc Smart Gate tại Hải Phòng) sẽ khóa lệnh và không cho phép in phiếu giao nhận container (EIR).
• Bước 4: Xác nhận hàng qua khu vực giám sát hải quan
  Hiện nay, tại hầu hết các cảng biển và kho hàng không lớn đã áp dụng hệ thống giám sát hải quan tự động (VASSCM). Thông tin tờ khai đã thông quan sẽ được truyền điện tử trực tiếp từ hệ thống hải quan sang hệ thống điều hành của doanh nghiệp kinh doanh cảng. Tuy nhiên, tại một số chi cục, kho CFS (kho thu gom hàng lẻ) hoặc đối với các lô hàng đặc thù, nhân viên hiện trường vẫn cần mang bản in Bảng kê mã vạch để công chức hải quan giám sát quét mã xác nhận cho phép hàng qua khu vực giám sát trước khi xe chở hàng rời cảng.

Đối với các mặt hàng thông thường, việc đạt luồng xanh giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí lưu kho bãi. Tuy nhiên, với những lô hàng đặc thù như máy móc siêu trường siêu trọng, hàng nguy hiểm (Dangerous Goods – DG), hóa chất cần khai báo, hoặc hàng chuỗi lạnh (Cold Chain) yêu cầu bảo quản nhiệt độ nghiêm ngặt, tỷ lệ phân vào luồng vàng hoặc luồng đỏ để kiểm tra điều kiện an toàn và giấy phép là rất cao. Khi vận chuyển các mặt hàng này, doanh nghiệp nên chủ động lên phương án thông quan cùng đơn vị cung cấp logistics chuyên biệt để chuẩn bị sẵn hồ sơ kỹ thuật, MSDS (Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất), và điều phối phương tiện chuyên dụng ngay tại thời điểm kiểm hóa tại cảng.

Phân biệt tờ khai đã thông quan và tờ khai giải phóng hàng như thế nào?

Thông quan là trạng thái cơ quan hải quan xác nhận lô hàng đã hoàn tất toàn bộ thủ tục pháp lý và nghĩa vụ thuế để được tự do lưu thông, mua bán và sử dụng trên thị trường. Ngược lại, giải phóng hàng hoặc đưa hàng về bảo quản chỉ là quyết định cho phép doanh nghiệp tạm thời mang hàng ra khỏi khu vực cảng/sân bay về kho riêng để lưu giữ có điều kiện trong khi chờ hoàn tất các thủ tục kiểm tra còn thiếu.

Trong quá trình tra cứu tờ khai thông quan, rất nhiều chủ hàng thấy hàng hóa đã được xe container chở từ cảng về đến kho nhà máy của mình nên mặc nhiên hiểu rằng tờ khai đã thông quan hoàn toàn. Đây là một sự nhầm lẫn cực kỳ nguy hiểm về mặt pháp lý, có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính nặng nề nếu doanh nghiệp tự ý đưa lô hàng đó vào dây chuyền sản xuất hoặc xuất bán cho khách hàng.

Sự khác biệt cốt lõi giữa 3 trạng thái cấp phép trên hệ thống Hải quan

Để tuân thủ đúng quy định của Luật Hải quan, bộ phận xuất nhập khẩu và quản lý kho cần phân biệt rõ 3 trạng thái phản hồi sau đây khi kiểm tra tờ khai:

1. Cấp phép Thông quan (Customs Clearance)

Đây là trạng thái hoàn chỉnh và cuối cùng của một tờ khai hải quan. Lô hàng chỉ đạt trạng thái Thông quan khi đã thỏa mãn đồng thời mọi điều kiện:
* Hoàn tất kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu tờ khai phân luồng vàng hoặc luồng đỏ).
* Đã có kết quả đạt yêu cầu từ cơ quan kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng hóa thuộc danh mục phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm…).
* Đã nộp đủ các khoản thuế phát sinh vào ngân sách nhà nước (hoặc được ngân hàng bảo lãnh thuế, hoặc thuộc diện miễn thuế theo quy định).
* Quyền của doanh nghiệp: Ngay khi hệ thống báo “Thông quan”, doanh nghiệp có toàn quyền định đoạt đối với hàng hóa: được phép mở niêm phong, đưa nguyên vật liệu vào sản xuất, gia công, lắp đặt hoặc phân phối, xuất hóa đơn GTGT bán hàng ra thị trường nội địa và quốc tế.

2. Giải phóng hàng (Conditional Release of Goods)

Theo quy định tại Điều 36 Luật Hải quan 2014, Giải phóng hàng là việc cơ quan hải quan cho phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa khi hàng hóa đã đủ điều kiện để xuất nhập khẩu nhưng chưa xác định được số thuế chính thức phải nộp. Các trường hợp phổ biến dẫn đến trạng thái giải phóng hàng bao gồm:
* Cơ quan hải quan cần thêm thời gian để phân tích, giám định hàng hóa nhằm xác định chính xác bản chất mặt hàng và áp mã HS đúng quy định.
* Lô hàng đang trong quá trình tham vấn giá tính thuế (chưa xác định được trị giá hải quan chính thức tại thời điểm làm thủ tục).
* Doanh nghiệp đang chờ cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính hợp lệ của Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of Origin) để được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA).
* Điều kiện giải phóng hàng: Doanh nghiệp phải kê khai và tạm nộp thuế theo mức tự khai báo (hoặc có bảo lãnh của tổ chức tín dụng đối với số tiền thuế chênh lệch dự kiến). Hàng hóa sau khi được “Giải phóng hàng” có thể được sử dụng theo quy định, nhưng tờ khai hải quan vẫn chưa đóng. Doanh nghiệp bắt buộc phải theo dõi kết luận giám định hoặc tham vấn giá từ hải quan trong thời hạn theo quy định pháp luật kể từ ngày giải phóng hàng để thực hiện khai bổ sung, nộp phần thuế chênh lệch (nếu có) và chuyển trạng thái tờ khai sang Thông quan chính thức.

3. Đưa hàng về bảo quản (Bringing Goods to Preservation Storage)

Đây là trường hợp hàng hóa thuộc diện bắt buộc phải kiểm tra chuyên ngành (như kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu, kiểm tra an toàn thực phẩm) nhưng tại thời điểm mở tờ khai vẫn đang chờ cơ quan kiểm tra chuyên ngành phân tích mẫu và cấp giấy chứng nhận.

Để giúp doanh nghiệp giải tỏa hàng nhanh, tránh ùn tắc tại cảng và tiết kiệm chi phí lưu container, lưu bãi (Storage/DEM) đắt đỏ tại cảng, cơ quan hải quan cho phép doanh nghiệp làm văn bản đề nghị đưa hàng về bảo quản tại kho riêng của doanh nghiệp (hoặc địa điểm bảo quản đáp ứng đủ điều kiện giám sát hải quan).
* Nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp: Trong suốt thời gian tờ khai đang ở trạng thái “Đưa hàng về bảo quản”, chủ hàng có trách nhiệm giữ nguyên trạng hàng hóa, nguyên niêm phong hải quan (nếu có) tại đúng địa điểm kho đã đăng ký.
* Nghiêm cấm: Doanh nghiệp tuyệt đối không được phép tự ý bóc dỡ, tiêu thụ, mua bán, tặng cho, lắp đặt hoặc đưa vào sản xuất cho đến khi cơ quan kiểm tra chuyên ngành cấp kết quả Đạt yêu cầu và cơ quan hải quan cập nhật trạng thái tờ khai trên hệ thống sang Thông quan.

Bảng đối chiếu quy định pháp lý và quyền định đoạt hàng hóa

Hậu quả pháp lý khi vi phạm quy định bảo quản hàng hóa

Cơ quan hải quan thường xuyên thực hiện các đợt kiểm tra đột xuất tại kho doanh nghiệp hoặc kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán, hóa đơn đầu ra để giám sát các lô hàng xin mang về bảo quản. Nếu doanh nghiệp không kiểm tra kỹ trạng thái tờ khai trên hệ thống mà tự ý xuất bán hoặc đưa hàng vào sản xuất trước ngày giờ tờ khai được duyệt Thông quan (tức là ngày xuất hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho sản xuất sớm hơn ngày giờ thông quan ghi nhận trên customs.gov.vn), doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hải quan với mức phạt tiền rất nặng, đồng thời bị đánh tụt hạng tuân thủ trên hệ thống quản lý rủi ro.

Khi bị hạ mức độ tuân thủ, các lô hàng tiếp theo của doanh nghiệp sẽ không còn được phép xin mang hàng về bảo quản theo quy định của pháp luật hải quan và có tỷ lệ bị phân vào luồng vàng, luồng đỏ rất cao. Do đó, bộ phận kho vận chỉ nên mở kiện hàng sử dụng khi bộ phận xuất nhập khẩu hoặc đơn vị dịch vụ hải quan đã gửi xác nhận tờ khai chính thức chuyển sang trạng thái Đã thông quan.

Tại sao tra cứu tờ khai báo lỗi không tìm thấy dữ liệu và cách xử lý ra sao?

Lỗi “Không tìm thấy dữ liệu” khi tra cứu tờ khai hải quan thường xuất phát từ hai nguyên nhân chính: tra cứu quá sớm ngay sau khi vừa truyền tờ khai khiến cổng thông tin chưa kịp đồng bộ dữ liệu, hoặc nhập sai thông tin định danh (đặc biệt là số CCCD của người đại diện pháp luật). Để xử lý, bạn cần đợi khoảng 15 phút sau khi truyền tờ khai và đối chiếu lại chính xác thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong quá trình làm việc thực tế, việc màn hình cổng hải quan trả về dòng thông báo màu đỏ “Không tìm thấy thông tin tờ khai” hoặc “Dữ liệu nhập vào không chính xác” rất dễ khiến chủ hàng lo lắng, đặc biệt là khi hàng đã cập cảng và xe container đang chờ lệnh lấy hàng. Dưới đây là 5 nguyên nhân phổ biến nhất và cách khắc phục triệt để cho từng trường hợp:

1. Tra cứu quá sớm khi hệ thống web chưa kịp đồng bộ (Chu kỳ 15 phút)

Nhiều nhân viên xuất nhập khẩu vừa nhận được thông báo số tờ khai 12 chữ số từ đại lý hải quan (hoặc vừa bấm truyền tờ khai trên phần mềm ECUS) đã lập tức mở trang web customs.gov.vn để tra cứu ngay trong vài giây sau đó.
* Nguyên nhân kỹ thuật: Hệ thống lõi xử lý tờ khai VNACCS/VCIS và cơ sở dữ liệu hiển thị trên Cổng thông tin điện tử công cộng (customs.gov.vn) là hai phân hệ tách biệt nhằm đảm bảo an toàn thông tin. Dữ liệu từ máy chủ VNACCS được đẩy ra cổng thông tin web theo lô định kỳ với chu kỳ mỗi 15 phút một lần.
* Cách xử lý: Nếu tờ khai vừa mới được truyền hoặc vừa mới nộp thuế xong, bạn hãy kiên nhẫn đợi từ 15 đến 20 phút, sau đó làm mới (Refresh) lại trình duyệt và nhập lại thông tin tra cứu. Nếu cần lấy kết quả phân luồng hoặc quyết định thông quan ngay lập tức mà không thể chờ 15 phút, bạn hãy yêu cầu nhân viên giữ chữ ký số bấm nút “Lấy phản hồi từ Hải quan” trực tiếp trên phần mềm VNACCS.

2. Nhập sai số CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật

Như đã phân tích ở phần chuẩn bị thông tin, đây là lỗi chiếm tỷ lệ cao nhất khi doanh nghiệp tự tra cứu.
* Các tình huống sai phổ biến:
* Nhập số CCCD của nhân viên xuất nhập khẩu, kế toán hoặc người đi làm thủ tục tại cảng.
* Giám đốc công ty đã đổi sang thẻ CCCD gắn chip 12 số nhưng trên hệ thống Đăng ký kinh doanh và Thuế vẫn đang lưu số CMND 9 số cũ (hoặc ngược lại).
* Công ty vừa thay đổi người đại diện theo pháp luật (Giám đốc mới), dữ liệu trên Sở Kế hoạch và Đầu tư đã cập nhật nhưng chưa kịp đồng bộ sang hệ thống danh bạ người nộp thuế của Tổng cục Hải quan.
* Đối với người đại diện là người nước ngoài: Nhập thiếu chữ cái đầu của số hộ chiếu, hoặc nhập số hộ chiếu mới cấp lại trong khi trên Giấy phép đầu tư / Đăng ký kinh doanh vẫn ghi số hộ chiếu cũ.
* Cách xử lý: Bạn hãy mở bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gần nhất (và cả bản cũ nếu mới thay đổi thông tin gần đây) để thử lần lượt số CCCD/CMND/Hộ chiếu đang ghi trên giấy phép. Nếu doanh nghiệp đã thay đổi CCCD hoặc đổi Giám đốc trên GPKD nhưng hệ thống hải quan vẫn chưa nhận diện được, bộ phận khai báo cần cập nhật lại thông tin doanh nghiệp trên hệ thống VNACCS (nghiệp vụ đăng ký/thay đổi thông tin người sử dụng hoặc đồng bộ dữ liệu từ cơ quan thuế sang hải quan).

3. Tờ khai mới ở trạng thái khai nháp (IDA/EDA) hoặc chưa truyền chính thức

Trên hệ thống VNACCS, quy trình khai báo một tờ khai gồm hai bước: Bước khai trước thông tin tờ khai (nghiệp vụ IDA đối với hàng nhập, EDA đối với hàng xuất) để hệ thống tự động tính thuế và kiểm tra lỗi logic; sau đó mới đến bước khai chính thức (nghiệp vụ IDC đối với hàng nhập, EDC đối với hàng xuất).
* Nguyên nhân: Ngay ở bước khai tạm (IDA/EDA), hệ thống VNACCS đã cấp cho bạn một số tờ khai gồm 12 chữ số. Tuy nhiên, ở trạng thái này tờ khai mới chỉ là bản nháp lưu trên bộ nhớ tạm của hệ thống, chưa được gửi chính thức đến cơ quan hải quan và chưa được phân luồng. Do đó, nếu bạn dùng số tờ khai IDA/EDA để tra cứu trên cổng customs.gov.vn, hệ thống sẽ báo không tìm thấy dữ liệu.
* Cách xử lý: Kiểm tra lại với người truyền tờ khai xem tờ khai đã được truyền nghiệp vụ chính thức (IDC/EDC) và đã nhận được bản tin phân luồng hay chưa. Lưu ý rằng tờ khai nháp IDA/EDA nếu không được truyền chính thức trong thời hạn hiệu lực theo quy định của hệ thống VNACCS sẽ tự động bị xóa bỏ.

4. Nhập sai cấu trúc 12 chữ số tờ khai hoặc dư khoảng trắng

Khi sao chép (Copy – Paste) số tờ khai từ email, Zalo hoặc file Excel vào ô tra cứu trên web, người dùng thường vô tình copy dính thêm khoảng trắng (dấu cách) ở đầu hoặc cuối dãy số. Giao diện web của cổng hải quan giới hạn đúng số lượng ký tự nhập vào, nên một khoảng trắng ở đầu sẽ làm mất đi chữ số cuối cùng của tờ khai (thường là số 0), khiến chuỗi số bị sai lệch.

Ngoài ra, một số người dùng nhầm lẫn giữa Số vận đơn (B/L Number) hoặc Số quản lý nội bộ của doanh nghiệp với Số tờ khai hải quan. Bạn cần kiểm tra lại dãy số nhập vào phải có đủ 12 chữ số tự nhiên, không chứa chữ cái và không có khoảng trắng.

5. Lỗi đường dẫn cũ (URL Redirect / 404) khi nâng cấp cổng thông tin

Tổng cục Hải quan định kỳ thực hiện bảo trì, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và hướng tới triển khai mô hình Hải quan số (Digital Customs) để hiện đại hóa hệ thống VNACCS/VCIS. Trong quá trình nâng cấp hoặc cấu trúc lại giao diện cổng thông tin, một số đường dẫn trực tiếp (Direct URL) dẫn đến trang tra cứu cũ mà người dùng lưu sẵn trên trình duyệt (Bookmark) có thể bị thay đổi cấu trúc thư mục và báo lỗi không truy cập được hoặc không tải được ảnh mã bảo mật CAPTCHA.
* Cách xử lý: Thay vì truy cập qua các đường link lưu sẵn từ lâu, bạn hãy vào trực tiếp trang chủ https://www.customs.gov.vn, sau đó điều hướng từ menu Dịch vụ công trực tuyến -> Tra cứu thông tin tờ khai hải quan để hệ thống tự động dẫn đến máy chủ hoạt động mới nhất. Nếu trình duyệt hiện tại bị lỗi bộ nhớ đệm (Cache) không hiện mã CAPTCHA, hãy thử mở trang tra cứu bằng Cửa sổ ẩn danh (Incognito Window) hoặc chuyển sang trình duyệt khác (như Microsoft Edge, Google Chrome hoặc Firefox).

Trong trường hợp bạn đã kiểm tra toàn bộ 5 yếu tố trên mà vẫn gặp trở ngại về mặt kỹ thuật, hoặc tờ khai bị treo ở trạng thái chờ xử lý quá lâu tại chi cục cửa khẩu, hãy liên hệ với Soleil Transportation để đội ngũ chuyên viên nghiệp vụ hải quan của chúng tôi hỗ trợ kiểm tra trực tiếp trên hệ thống và tư vấn phương án tháo gỡ kịp thời.

Câu hỏi thường gặp

Có thể tra cứu trạng thái tờ khai hải quan khi không có chữ ký số không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tra cứu trạng thái tờ khai trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan (customs.gov.vn) mà không cần cắm thiết bị chữ ký số (USB Token) hay cài đặt phần mềm khai báo chuyên dụng. Bạn chỉ cần nhập đúng 3 thông tin gồm: số tờ khai hải quan (12 chữ số), mã số thuế của doanh nghiệp và số CCCD/CMND hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.

Sau khi truyền tờ khai thì bao lâu có kết quả phân luồng?

Trên phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS, hệ thống quản lý rủi ro thường trả về kết quả phân luồng (Xanh, Vàng hoặc Đỏ) gần như tức thì chỉ sau vài giây kể từ khi doanh nghiệp truyền tờ khai chính thức (nghiệp vụ IDC/EDC). Tuy nhiên, nếu bạn kiểm tra qua cổng thông tin web công cộng của Tổng cục Hải quan, dữ liệu sẽ cần khoảng 15 phút để đồng bộ từ máy chủ VNACCS ra giao diện tra cứu trực tuyến.

Tờ khai đã phân luồng xanh có bị chuyển sang luồng vàng hoặc luồng đỏ không?

Có thể. Theo quy định của Luật Hải quan, kết quả phân luồng ban đầu không phải là bất biến; cơ quan hải quan có thẩm quyền quyết định chuyển luồng tờ khai từ luồng xanh sang luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa) nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc có thông tin rủi ro mới phát sinh. Việc dừng thông quan hoặc chuyển luồng này có thể được thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào trước khi hàng hóa thực tế đi qua khu vực giám sát hải quan tại cổng cảng, sân bay.

Làm thế nào để in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng sau khi thông quan?

Sau khi tờ khai đã được cấp phép thông quan (hoặc giải phóng hàng/đưa hàng về bảo quản), bạn truy cập vào mục In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan (customs.gov.vn). Tại đây, bạn nhập Mã số thuế doanh nghiệp, Số tờ khai (12 số), Mã chi cục hải quan mở tờ khai, Ngày khai báo và mã bảo mật CAPTCHA, sau đó nhấn Lấy thông tin để tải và in bản mã vạch dùng cho thủ tục qua khu vực giám sát tại cảng.

Quy trình hải quan và các quy định kiểm tra chuyên ngành thường xuyên được cập nhật theo từng thời kỳ, do đó doanh nghiệp nên đối chiếu kỹ thông tin trực tiếp với cơ quan hải quan hoặc đơn vị tư vấn nghiệp vụ trước khi làm thủ tục cho lô hàng thực tế. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần hỗ trợ tra cứu thông tin tờ khai hải quan, phân loại mã HS, xin giấy phép chuyên ngành hay tổ chức vận chuyển quốc tế trọn gói giữa Việt Nam, Canada, Hoa Kỳ và châu Á, đội ngũ của chúng tôi tại Soleil Transportation luôn sẵn sàng đồng hành. Hãy gọi cho văn phòng Việt Nam của chúng tôi qua số điện thoại +84 868 999 726, gửi email về vn.genbox@soleiltransportation.com hoặc gửi yêu cầu trực tiếp tại trang liên hệ của Soleil Transportation để nhận giải pháp thông quan và giao nhận phù hợp nhất cho lô hàng của bạn.